Kuntayhtymän terveysasemien toimintaa supistetaan joulun ja vuodenvaihteen ajaksi.

Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja        
 
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Laatimispvm: 6.6.2012
Päivitetty 1.5.2015

1.
Rekisterinpitäjä

 


Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä

Koulukatu 2
29200  Harjavalta
Puh. (02) 677 3111

2.
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

 
Mika Kallio, johtava ylilääkäri

 

Yhteyshenkilönä toimii tietosuojavastaava

Heidi Sulosaari
Koulukatu 2
29200 Harjavalta

Tietosuojavastaavan sijaisena toimii

Sari Rantala
Koulukatu 2
29200 Harjavalta

3.
Rekisterin nimi ja käytettävät tietojärjestelmät


Terveydenhuollon potilasrekisteri / Pegasos
Hammashuollon potilasrekisteri / Effica

 

4.
Rekisterin käyttötarkoitus

 

 

 

 

 


Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, potilaan hoidon suunnittelu ja toteutus

  • Hoidon seuranta ja laadunvalvonta
  • Potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen
  • Terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
  • Potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus
  • Potilastietojen käyttö Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän toiminnan tilastointi-, seuranta- ja suunnittelutarkoituksiin sekä tieteelliseen tutkimustoimintaan

Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän potilasrekisteri on osa terveydenhuoltolain 9 §:ssä tarkoitettua sairaanhoitopiirin (Satshp) alueen kunnallisen terveydenhuollon yhteistä potilasrekisteriä. Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä on rekisterinpitäjänä omassa toiminnassa syntyneiden potilastietojen ja -asiakirjojen osalta.

Keskeinen lainsäädäntö:

Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999)

Henkilötietolaki 11§ (523/1999)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)

Terveydenhuollon lainsäädäntö henkilötietojen käsittelyssä:

Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989),

Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki) 13§ (785/1992)

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)

Kansanterveyslaki (66/1972)

Työterveyshuoltolaki (743/1978)

Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)

Mielenterveyslaki (1116/1990)

Muu lainsäädäntö:

Arkistolaki (831/1994)

Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (99/ 2001)

Lisäksi lukuisiin erityislakeihin liittyy potilastietojen luovuttamiseen liittyviä säädöksiä.

5.
Rekisterin tietosisältö

 

 

 

 
Potilaan yksilöinti- ja yhteystiedot:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • osoite
  • puhelinnumero
  • kotikunta
  • yhteyshenkilön tiedot
  • tarvittavat sosiaalitiedot

Neuvontaa, hoitoa ja tutkimusta koskevat tiedot:

  • hoidon järjestämiseen liittyvät tiedot
  • lääketieteelliset riskitiedot
  • potilaan toimintakykyä koskevat tiedot (RAVATAR)
  • annetut todistukset ja vapaamuotoisena kirjoitetut lausunnot
  • potilaskertomustiedot
  • tutkimustiedot

Hoidon maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot

Keskeinen lainsäädäntö:

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
  • Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 § (785/1992)

Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin:

Tietoja yhdistetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain ja sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin KanTa-palveluihin (eResepti ja eArkisto)

6.
Säännönmukaiset tietolähteet 

 

 


Henkilö- ja yhteystiedot saadaan väestörekisterikeskuksesta. Tietoja tarkistetaan ja täydennetään potilaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla.

Terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot, jotka syntyvät neuvonnan, hoidon ja tutkimuksen tuloksena.

Terveydenhuoltolain 9 §:n mukaan yhteisessä potilasrekisterissä (Effica-aluekatselu) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saadaan luovuttaa ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymään. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä.

Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. 

7.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 


Sosiaali- ja terveystoimen asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Potilaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Ilman suostumusta tietoja voidaan luovuttaa sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 17 – 18 §:ien tai muun erityissäännöksen nojalla.

Terveydenhuoltolain 9 §:n mukaan yhteisessä potilasrekisterissä (Effica-aluekatselu) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saadaan luovuttaa ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen kun potilasta on informoitu yhteisestä potilastietorekisteristä ja kun potilaalla on hoitosuhde Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymään. Lisäksi edellytetään, että potilas ei ole kieltänyt tietojensa käyttöä.

Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskukselle annetaan sen pyynnöstä tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät tiedot. Rekisterinpitäjä voi myöntää luvan tietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten.

Henkilötietoja voidaan potilaan suostumuksella luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella. 

8.
Rekisterin suojauksen periaatteet

 

 


Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä.

A.  Manuaalinen aineisto:

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin. Erikseen arkistoidaan KanTa-suostumukset, peruutukset ja tarkastuspyynnöt lisäksi määräyskirjat, sisään- ja uloskirjaustiedot, pitkäaikaispäätökset ja potilasvahinkolautakunnan pyynnöt. Lisäksi erillisarkistoituna on ennen potilastietojärjestelmien käyttöönottoa tuotetut hammaskortit ja fysioterapia-lähetteet.

B. ATK:lle tallennetut tiedot:

ATK:n avulla käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmäärityksillä ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän salasanat on vaihdettava määräajoin. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla tietosuojan seuranta- ja valvontasuunnitelman mukaisesti. Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kuntayhtymän tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

9.
Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen




Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot. Pyynnöstä tiedoista annetaan kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopioiden saaminen on ilmaista, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut yli vuosi. Henkilötietolaki 26 § (523/1999).

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Henkilötietolaki 28 § (523/1999). Pyyntö toimitetaan osoitteella:

Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä
Tietosuojavastaava
Koulukatu 2
29200  Harjavalta

Tarkastusoikeus voidaan evätä vain laissa mainituilla perusteilla. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Henkilötietolaki 27 § (523/1999) 

10.
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen



Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen ja vanhentunut tieto. Henkilötietolaki 29 § (523/1999)

Oikaisupyyntö tehdään aina kirjallisesti ja se osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle, hoidon toteuttaneeseen yksikköön tai hoidosta vastaavalle lääkärille. Pyynnössä on syytä yksilöidä tarkasti ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Pyyntö toimitetaan osoitteeseen: 

Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä
Tietosuojavastaava
Koulukatu 2
29200  Harjavalta

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon kirjaamista. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Henkilötietolaki 29 § (523/1999). 

11.
Muut mahdolliset oikeudet




Itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn kieltoilmoitus toimitetaan kirjallisesti osoitteeseen:

Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä
Tietosuojavastaava
Koulukatu 2
29200  Harjavalta